El otro día escribía un post donde señalaba que la vida sería mucho más sencilla si pudiéramos utilizar más a menudo «TENGO TIEMPO» .

Comentaba que la mayoría de nosotros tratamos de exprimir nuestro tiempo más allá de lo que podemos hacer con él cómodamente. De hecho muchas veces empezamos tareas sabiendo de antemano que no tenemos tiempo para llevarlas a cabo, y todo y sabiéndolo, no las declinamos y nos lanzamos a la carrera, para ir a 1.000 revoluciones por minuto, en definitiva, vamos directos al estrés total.

Está demostrado que tener prisa es estresante. De hecho si vas corriendo a todas partes, trabajas empezando tareas que ya deberían estar acabadas, quieres aprovechar 15 minutos disponibles, para hacer una tarea que es fácil que si se complica, y Murphy hará que se complique, pueda alargarse mucho más, hará que tu día acaba siendo estresante casi desquiciante.

Por ello, la importancia de «ahorrar tiempo». Y ahora viene la gran pregunta ¿cómo podemos conseguir ese ahorro si el tiempo no lo podemos embotellar, encajar o guardar?. La respuesta a esta gran pregunta es : encontrando formas para utilizarlo de la manera más eficiente posible, y algunas de éstas serían:

Llegar temprano:

Lo sé, parece contradictorio. Mucha gente cree que llegar en el último segundo tiene un gran mérito, pero ese «último segundo» puede conducirnos a apuros y estrés, si algo se tuerce. Por el contrario, llegar temprano tiene beneficios, que nos aportan sensación de control y paz, por qué:

  • Tenemos margen para enfrentarnos a problemas inesperados (tráfico, problemas técnicos).
  • Encontrar aparcamiento más seguro, las prisas nos pueden hacer dejar nuestro vehículo en cualquier lugar, y luego llegan los problemas.
  • Si vamos a ver un espectáculo, y las entradas no son numeradas podremos encontrar mejores asientos.
  • Un poco de inactividad antes de empezar nos servirá para aclarar nuestros pensamientos y estar más relajado y preparado.
  • La puntualidad siempre causa una buena impresión.

Realizar las tareas de manera eficiente:

Durante nuestro día hacemos múltiples tareas: llamadas telefónicas, trabajar en nuestro ordenador, recados, reuniones, visitas médicas, cientos de cosas. Por ello, una manera de mejorar nuestra productividad es realizar nuestras tareas agrupándolas o haciéndolas en los momentos más aptos para ellas, os voy a poner algún ejemplo:

  • Programar un día para hacer recados. En lugar de ir cada día a un sitio diferente, y hacer múltiples viajes, podríamos programar una mañana o tarde a realizar sólo «recados».
  • Buscar la hora más tranquila de nuestro día, para hacer las llamadas telefónicas pendientes.
  • Las tareas difíciles deberíamos dejarlas para esos días que estamos más en alerta con las pilas cargadas al 200%.
  • Podemos utilizar los tiempos de «espera» para ponernos al día con la lectura de mail, hacer un repaso mental de tareas pendientes, programar nuestro día siguiente.

Pensar que Murphy existe y estar preparados:

Es cierto que pensar que algo puede salir mal antes de empezar no es muy optimista, pero también es cierto que prever que podría salir algo mal y prepararnos para ello, es una manera de poder minimizar las posibles consecuencias en caso de que llegara el posible «problema». Me refiero a:

  • Se prevé tormentas o nevadas la próxima semana: sería conveniente estar preparado para ello.
  • Sabes que mañana es posible que se tuerza tu día y llegues tarde a casa: pensar qué puedes hacer para cenar en el caso de llegues fuera de tu horario habitual.
  • Tener algún plan en la manga, por si alguno de nuestros hijos se despierta con fiebre.

Siempre habrá emergencias imprevistas, pero la resolución de problemas por adelantado puede ser un salvavidas.

Gastar dinero para ganar tiempo:

Siempre creemos que podemos hacerlo todo, que pagar por tareas que podemos gestionar nosotros, a veces nos duele. Pero cuando nos sentimos abrumados, vale la pena gastar dinero para ganar calidad de vida y tiempo.

  • Contratar a una canguro o niñera por un par de horas, puede ser de vital ayuda para hacer aquellos recados a los que no hay manera de encontrarle el día para realizarlos.
  • Tienes una pequeña empresa y llevarlo todo es misión imposible. Puede ser un buen momento para contratar un gestor para que te ayude en el papeleo.

Déjalo listo:

Creo que esta frase es uno de los regalos más importantes que podemos hacernos para que nuestra rutina diaria sea más productiva.

Para ponerla en práctica, sólo deberíamos dedicar 10 ó 15 minutos para dejar nuestro espacio ordenado y «listo para funcionar» cuando regresemos a nuestra casa: camas hechas, fregadero sin platos sucios, nuestro escritorio libre de papeles. Si no lo hacemos, nos estamos obligando a abordar trabajo «viejo» antes de que podamos comenzar con los nuevas tareas que debemos hacer cuando lleguemos a nuestra casa. Dedicar estos minutos a restablecer el orden antes de salir de casa es uno de los mejores hábitos que podemos llevar a cabo para esa rutina diaria productiva.

No sé si podremos ahorrar tiempo, pero si lo usamos cómo es debido nuestro día será mucho más efectivo.